Découvrez le métier d’adjoint.e à l’administration

Métier

La présentation du métier d’adjoint.e à l’administration

Description

Cette personne participe à l’administration d’un ou de plusieurs organismes dans le secteur culturel. Elle contribue à la planification de leurs projets et à l’élaboration des budgets. Elle s’assure également de leur bon fonctionnement au quotidien. Ses responsabilités peuvent varier beaucoup d’un organisme à l’autre; elle doit donc s’adapter aux défis du milieu culturel (transformation organisationnelle dans le contexte numérique, arrivée de nouveaux outils de travail, etc.). Son travail permet à d’innombrables projets culturels de se concrétiser!

Compétences et qualités requises

Les compétences et les qualités requises pour le métier d’adjoint.e à l’administration

Compétences

Capacité à travailler en équipe;
Capacité à voir les problèmes dans leur ensemble;
Capacité d’adaptation;
Habileté de communication orale et écrite;
Rigueur.

Qualités

Entregent;
Organisation;
Polyvalence;
Sens des priorités;
Sens de l’initiative;
Sens des responsabilités.

Compétences du futur

Identifier de nouveaux outils technologiques, évaluer leur potentiel d’optimisation du travail, apprendre à les maitriser et les présenter à ses collègues;
Acquérir des connaissances en gestion qui constituent un atout dans un contexte où les postes de gestion évoluent. Les adjoint(e)s à l’administration, particulièrement dans le domaine de la culture, se font de plus en plus déléguer certaines tâches traditionnellement associées à la gestion;
Posséder une base en matière de pratiques pour la reconnaissance de la diversité et l’inclusivité, surtout dans les postes avec des responsabilités liées à la dotation et aux ressources humaines.

Activités professionnelles

Les responsabilités et tâches liées au métier d’adjoint.e à l’administration

Mission

- Soutenir son gestionnaire;
- Participer à la planification des projets et établir des échéanciers;
- Rechercher des subventions possibles et remplir ou réviser les demandes à cet effet;
- Offrir un soutien lors de l’élaboration du budget annuel;
- Réviser des contrats;
- Effectuer les opérations bancaires des organismes et contribuer à leur contrôle et à leur vérification;
- Optimiser les processus administratifs et l’utilisation des outils de travail;
- Collaborer à la reddition de compte auprès des bailleurs de fonds;
- Accueillir la clientèle.

Activités annexes

Collaborer avec le personnel des organismes, particulièrement à la comptabilité, à la direction et aux ressources humaines;
Communiquer à l’aide de plusieurs moyens (courriels, plateformes virtuelles, téléphone, rencontres en personne, etc.) avec son équipe, des partenaires, des artistes et parfois le public;
S’assurer que chaque membre de l’équipe des organismes dispose des outils matériels et numériques nécessaires à son travail.

Avancement et évolution professionnelle

L’avancement et l’évolution professionnelle pour le métier d’adjoint.e à l’administration

L’expérience permet d’accéder à des postes de coordination de l’administration dont les principales responsabilités incluent entre autres la planification et la supervision des services administratifs.
L’expérience peut également permettre un cheminement vers un poste de gestionnaire dans la mesure où l’adjoint(e) à l’administration possède déjà une vue d’ensemble du fonctionnement interne des organismes.
L’expérience et des formations supplémentaires permettent d’accéder à des postes plus spécialisés de technicien(ne) en administration.

Autres intitulés de métiers similaires

Adjoint.e à la direction;
Agent.e d’administration;
Chargé(e) d’administration;
Coordonnateur(-trice) de l’administration;
Technicien.ne en administration.

Cours et programmes de formation

Les programmes de formation pour le métier d’adjoint.e à l’administration

Formations initiales

Adjoint administratif/Adjointe administrative (double DEP)

Diplôme d’études professionnelles de 1 485 heures.

Apprenez-en plus

Plus de 20 établissements d’enseignement en formation professionnelle offrent ce programme.

Consultez la liste des établissements

Techniques de comptabilité et de gestion (DEC)

Diplôme d’études collégiales 2 370 de heures.

Apprenez-en plus

Plus de 50 établissements d’enseignement collégiaux québécois offrent ce programme.

Consultez la liste des établissements

Techniques de bureautique (DEC)

Diplôme d’études collégiales 2 370 de heures.

Apprenez-en plus

Plus de 20 établissements d’enseignement collégiaux québécois offrent ce programme.

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Certificat universitaire en administration

Certificat de premier cycle de 30 crédits nécessitant un niveau de langue intermédiaire-avancé en français au moment du dépôt de la candidature.

Apprenez-en plus

Cliquez sur le logo de l’établissement pour voir les formations proposées.

Programme Arts Administration

Un programme composé de cours en administration des arts, en arts et en commerce.

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Formation continue

Trois organismes offrent de la formation continue pour ce métier.

Autres informations pertinentes

Les certifications supplémentaires et regroupements professionnels pour l’adjoint.e à l’administration

Certifications

Meilleures pratiques de gestion documentaire

Cette formation est offerte par l’Association du personnel de soutien administratif du Québec (APSAQ), elle vise à mettre en place de bonnes pratiques pour gérer efficacement l’information produite ou reçue dans l’exercice des activités.

Apprenez en plus sur l’Association du personnel de soutien administratif du Québec (APSAQ)

Excel – Niveau intermédiaire

Cette formation est offerte par le service de formation continue du Cégep de Sainte-Foy, elle permet aux participants d’acquérir de nouvelles expériences avec Microsoft Excel, dans le but de faciliter son utilisation tout en apportant une plus-value à leur travail.

Apprenez-en plus sur le Cégep de Sainte-Foy

Regroupement professionnel lié

L’Association du personnel de soutien administratif du Québec (APSAQ).

L’association du personnel de soutien administratif du Québec est un organisme sans but lucratif fondé en 1987. Il a fièrement évolué depuis les trente-cinq (35) dernières années, toujours dans l’intérêt de permettre au personnel de soutien administratif de se rassembler et d’approfondir ses connaissances et ses compétences.

Apprenez-en plus sur l’Association du personnel de soutien administratif du Québec (APSAQ)