Adjoint.e. de direction

SOMMAIRE DU RÔLE

Relevant du directeur général, le titulaire du poste accomplit des tâches administratives de soutien auprès de la direction générale, de la direction des ressources humaines et de l’équipe du secrétariat général. Entre autres, il rédige, révise, prépare et envoie divers documents. Il réalise différentes activités de secrétariat, voit au maintien des communications internes et externes et assure tout soutien logistique à son équipe ou à toute autre personne au sein de l’UDA. Il travaille également en étroite collaboration avec l’adjoint de direction des relations de travail.

RESPONSABILITÉS CLÉS

Secrétariat général :

• Planifier et coordonner les réunions des différentes instances politiques (comité de direction, conseil d’administration, assemblées de membres), c’est-à-dire réservation de salle, création de réunions visioconférence, convocation des participants, préparation de la documentation nécessaire pour les participants, préparation de l’ordre du jour, etc.;
• Effectuer des recherches sur des résolutions antécédentes, des historiques de discussion et autres références documentaires nécessaires à la documentation des différentes instances;
• Effectuer des travaux de rédaction et de révision de documents divers à partir d’idées maîtresses, tels que les correspondances, lettres, procès-verbaux, présentations PowerPoint, etc., en apportant une attention particulière à la grammaire, à l’orthographe, à la syntaxe et à la mise en page;
• Procéder au traitement et assurer la compilation, la vérification, la codification, la sauvegarde de divers dossiers, données, formulaires et rapports;
• Assister le secrétaire général dans différentes tâches de rédaction;
• Traiter et rédiger certaines correspondances;
• Effectuer le classement et la mise à jour des dossiers;

Direction générale :

• Assurer un accueil courtois aux personnes se présentant à la direction;
• Répondre aux appels téléphoniques destinés au directeur général et au comité de direction afin de les filtrer et d’en assurer le suivi;
• Tenir à jour l’agenda du directeur général et de la présidente;
• Recevoir, trier, transmettre et classer la correspondance adressée à la direction générale et aux membres du comité de direction;
• Organiser les réunions, préparer la documentation nécessaire et faire les suivis requis, au besoin;
• Conjointement avec l’adjoint de direction des relations du travail, collaborer à certaines tâches de préparation d’assemblées sectorielles au besoin;

Ressources humaines :

• Procéder à l'entrée de données dans le système interne (changement de statut, modification salariale, changement administratif, mise à jour de coordonnées, etc.);
• Procéder à la création et à la fermeture des dossiers d’employés;
• Préparer et maintenir à jour différents fichiers Excel (rapports variés, fichiers de suivi, calendrier, liste d’anniversaires et autres);
• Rédiger différentes correspondances telles que les confirmations d’emplois et mémos divers;
• Participer à l’organisation de différents évènements spéciaux destinés aux employés;
• Communiquer occasionnellement avec différents fournisseurs;
• Effectuer le classement des dossiers d’employés;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

PROFIL DE COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Formation, expérience et connaissances

• Attestation d’études collégiales (AEC) en secrétariat ou l’équivalent
• 3 à moins de 5 ans d’expérience de travail dans un poste similaire
• Excellentes connaissances de la Suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Excellentes connaissances du français, tant à l’oral qu’à l’écrit

 Compétences et aptitudes professionnelles et techniques

• Rigueur et minutie
• Gestion des priorités, capacité à travailler sous pression
• Autonomie et discrétion
• Sens de l’organisation et de la planification