Description
Sous la responsabilité de l'Assistante Exécutive, la Réceptionniste travaille en collaboration avec celle-ci selon les besoins du Fondateur et veille au bon fonctionnement quotidien au bureau.
Plus spécifiquement, la Réceptionniste est chargée de l'accueil de toutes personnes transitant par l’Atelier, supporte les membres de l’équipe avec leurs besoins d’envois, de commandes et de réception d’échantillons ou autres. Elle se charge également de toutes les commandes, réparations et veille au fonctionnement optimal, rangé et propre de l'environnement de travail pour tous.
Ce rôle requiert une attitude professionnelle, chaleureuse et courtoise, des habiletés administratives d’organisation, archivage et tâches relatives à la réception.
tâches en lien avec la réception
accueil chaleureux des clients, préparation des rencontres et avertissement des personnes concernés
répondre aux appels téléphoniques, prendre les messages au besoin et transférer les demandes
s’assurer que la zone de réception est bien rangée ainsi que le reste du bureau
recevoir, trier et distribuer les envois
tenir des dossier mis à jour des dépenses de bureau ou petites caisse
faire approuver des budgets de dépenses au besoin
tenir un inventaires stock incluant l’espace de stockage au sous-sol
gestion des besoins et commandes de bureau, approbations budgets avec le Directeur Finances
en charge des améliorations locatives et mise en place des outils ou ressources requises pour le fonctionnement optimal; comprenant les suivis de réparations ou demandes adressées à l’administration de l’immeuble
organisation des sorties d’équipe, réservations et communication vers les membres de l’Atelier
tâches en lien avec les communications
mise en ligne de publications au besoin et mise à jour du site web de l’Atelier
veille médiatique et archivage d’articles
soutien à l’Assistante exécutive selon les besoin et travail collaboratif incluant la préparation de certain documents
tâches en lien avec la tenue du bureau et des système
planification maintenances des systèmes
gestion des enjeux en lien avec le local (bruits, fermeture temporaire, pannes de courant planifiées, etc)
entretien des plantes et différents suivis selon besoins
Salaire compétitif à discuter en entrevue / assurances collectives / équipe et milieu de travail agréables
