Responsable des locations

Relevant de la direction générale, la personne responsable des locations fait la coordination des locations, assure la gérance lors des activités de EVM, supervise l’équipe de salle et coordonne la logistique des événements

Attributions caractéristiques

LOCATION

• En fonction de la grille des tarifs préalablement définie assurer le service à la clientèle des locateurs. De concert avec le DT, analyser leurs besoins, évaluer les coûts pour les locations, rédiger et faire signer les contrats et en faire le suivi ;
• Faire le suivi sur les demandes de réservation de la salle par le Collège ;
• Tenir à jour un tableau des locations et transmettre les contrats à l’adjoint administratif pour qu’il puisse faire le suivi sur les locations (facturation, dépôts, relance, etc.) ;
• Faire les demandes Octopus pour la maintenance (climatisation, chauffage, ménage, matériel), lors de tous les événements (spectacle, résidences et activités de location) ;
• Tenir à jour le calendrier de la salle ;
• Répondre aux besoins des usagers sur place ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes

GÉRANCE / ÉQUIPE DE SALLE / LOGISTIQUE

• Participer à l’accueil des artistes lors des résidences de création et des spectacles ;
• Coordonner et superviser l’équipe d’accueil lors des événements (voir au recrutement, préparer les documents, animer les réunions, établir la formation du personnel de l’accueil, établir l’horaire de travail, faire le suivi, assurer l’encadrement, assigner les tâches au personnel dont il a la responsabilité, etc.) ;
• Assurer la gérance de salle lors des événements ;
• Informer l’équipe d’accueil des consignes spécifiques au spectacle en cours (durée du spectacle, durée de l’entracte, nombre de spectateurs, type de public attendu, heure d’ouverture des portes, politique des retardataires, etc.).
• Coordonner et effectuer les achats et la préparation des loges pour les artistes, établir les liens et faire le suivi avec notre fournisseur ;
• Coordonner et superviser l'entrée en Salle des événements (faire le lien avec les directions de tournée, répondre aux besoins des artistes, faire le suivi sur le paiement des spectacles, etc.) ;
• Coordonner et superviser la vente d’objets promotionnels lors des spectacles (établir les inventaires des objets à vendre, superviser la petite caisse, faire les rapports, préparer les dépôts, etc.) ;
• Coordonner et voir aux achats pour le BAR, faire les liens avec les fournisseurs, tenir les inventaires, faire les rapports de vente, contrôler les petites caisses, faire les dépôts budgétaires à chaque événement, faire les demandes de permis d’alcool ;
• S’assurer que la salle et le hall sont remis à zéro entre chaque événement et s’assurer de l’entretien et de la propreté des lieux ;
• Programmer le Square pour la vente de billets et/ou bar ;
• Faire part à la direction générale de toute remarque concernant le déroulement des événements ;
• Assurer l'installation des bannières et panneaux de commanditaires en fonction des événements ;
• Effectuer toutes autres tâches connexes.