Direction administrative

Depuis plus de 30 ans, Avatar se dédie à la recherche, à la création, à la production, à la diffusion, à l’édition et à la circulation des œuvres et des artistes en art audio et électronique. Pour appuyer notre mission, nous sommes à la recherche d’une personne-ressource qui assurera la direction administrative. Résumé du poste
Sous l’autorité de la direction générale et artistique, le rôle de la direction administrative consistera à effectuer des tâches administratives et logistiques afin d'apporter un soutien à la direction générale et artistique tout en assurant la rédaction de demandes de subvention, leurs suivis, ainsi que toutes autres tâches connexes.Responsabilités principales
Sous la supervision et en collaboration avec la direction générale et artistique :

• Assurer les suivis budgétaires et comptable ;
• Rédiger des demandes de subvention, des rapports et des documents ;
• Préparer les documents nécessaires aux rencontres et aux suivis des réunions du conseil d’administration ;
• Préparer la tenue des assemblées générales et les réunions des diverses instances ;
• Veiller au respect des politiques adoptées par le conseil d’administration.

Responsabilités spécifiques
Sous la supervision et en collaboration avec la direction générale et artistique :

• Gérer la facturation et les paiements ;
• S’informer des procédures et changements concernant les retenues à la source, les taxes, le statut des travailleurs autonomes ou tout autre obligation comptable ;
• Tenir à jour l’état des subventions, des contrats de services, la liste des équipements subventionnés et des immobilisations ;
• Maintenir à jour les comptes fournisseurs, clients, distributeurs, etc. ;
• Effectuer les conciliations bancaires mensuelles et annuelles ;
• Gérer la ventilation des transactions (division et projets) et les placements ;
• Lorsque nécessaire, faire les demandes de dérogation d’impôts et de visa de travail pour les artistes étrangers ;
• Préparer les formulaires fiscaux ;
• Orchestrer et préparer la vérification comptable ;
• Rédiger les ententes et les contrats avec les artistes et les partenaires en respectant les barèmes établis ;
• Coordonner et gérer des documents de référence ;
• Établir un échéancier des demandes de financement avec la direction générale et artistique ;
• Rédiger des demandes de subvention et des rapports de financement ;
• Mettre en place et/ou maintenir des outils comptables et administratifs pertinents ;
• Apporter un soutien administratif et organisationnel à la direction générale et artistique et aux artistes accueillis ;
• Archiver les documents administratifs et comptables réalisées au centre ;
• Assister à diverses rencontres et comités ;
• Soutenir la direction générale et artistique dans des mandats spécifiques.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES :

• Baccalauréat en arts, en administration, en gestion d’organismes culturels ou diplôme équivalent ;
• Expérience d’un minimum d’une (1) année dans le milieu culturel avec expérience en gestion administrative, en rédaction de contrats et de demandes de subventions ;
• Grande rigueur et un excellent sens des priorités ;
• Connaissance des enjeux et de l’écologie des arts visuels et médiatiques actuels au Québec ;
• Capacité à respect des délais, échéances et à gérer des projets avec de multiples intervenants ;
• Sens accru de l’organisation et grande capacité d’adaptation ;
• Habileté à travailler en équipe autant que sur une base autonome ;
• Bonne capacité d’apprentissage ;
• Bonnes capacités rédactionnelles et de montage budgétaire ;
• Excellente maîtrise du français écrit et oral, bonne connaissance de l’anglais ;
• À l’aise sur environnement MAC et PC ;
• Bonne connaissance des logiciels de la Suite Office, Suite Google et de visioconférence ;
• Bonne connaissance du logiciel Sage 50.

ATOUTS
Une expertise dans les programmes de subvention ;
Bonne connaissance de l’espagnol ;
Aisance avec AccèsD affaires et avec EmployeurD.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Affichage : jusqu’au 2 octobre 2024
Entrée en fonction : Dès que possible
Durée du contrat : Contrat d’un an renouvelable
Horaire de travail : 21h à 28h par semaine
Conditions : 32 000$ à 46 000$/année, selon expérience
Allocation cellulaire
Après un an en fonction : 4 semaines de congé payé en juillet et 2 semaines à l’hiver.

POUR POSTULER
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de services au plus tard le 2 octobre 2024 à l’adresse courriel suivante : direction@avatarquebec.org en inscrivant en objet « Candidature – votre nom ».

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées en entrevue seront contactées.