Coordonnateur·trice de production

Qui sommes-nous 

Supply + Demand offre des services de création, de production et de conseil pour la conception de spectacles et d’expériences multimédias. Notre créneau se situe à l’intersection de l’art, de la science et de la technologie. Nous créons des spectacles qui combinent interactions physiques et numériques pour transformer les rapports humains.

Notre mission est de créer des expériences narratives et collaboratives axées sur l’humain. 

Nous croyons aux systèmes hybrides où l’analogue, le numérique, le physique et le virtuel s’unissent pour rapprocher les gens et développer le goût de la découverte et de l’émerveillement. 

Notre expérience collective nous sert de tremplin pour explorer l’art, l’humain, les phénomènes naturels et les systèmes complexes de l’environnement.

Rôle et responsabilités du poste 

Le ou la coordonnateur·trice de production travaille en étroite collaboration avec les producteurs et les chargés de projet afin d’assurer le bon déroulement des projets tout au long de leur cycle de vie, des phases de planification à la production, jusqu’à la livraison finale et le soutien post-livraison. Il ou elle soutient la coordination quotidienne des tâches, la circulation de l’information, le suivi des échéanciers, ainsi que la gestion administrative et logistique. Ce rôle requiert de la rigueur, de l’initiative, un bon sens de l’organisation, ainsi qu’un excellent esprit d’équipe. Les responsabilités incluent, sans s’y limiter :

1. Assister les producteurs et chargés de projet dans la planification des projets;
2. Coordonner les suivis de production quotidiens : réunions d’équipes, comptes rendus, suivis des tâches, rappels de livrables et relances aux collaborateurs;
3. Maintenir à jour les outils de gestion de projet (Notion, Google Sheets et autres) en s’assurant que l’information est exacte et accessible à tous les intervenants;
4. Aider à l’organisation des ressources internes et externes (contrats, logistique de voyages, suivi de facturation, etc.);
5. Participer aux séances de réflexion avec les équipes de projet et assurer une prise de notes claire, structurée et orientée vers les actions à entreprendre (action items) ;
6. Participer à la préparation des documents de présentation et de communication à destination des clients ou des fournisseurs;
7. Assurer le suivi des livrables et des demandes client en collaboration avec le chargé de projet;
8. Effectuer des vérifications de conformité des livrables selon les standards établis;
9. Assurer la bonne circulation de l’information entre les départements impliqués dans un projet (création, technique, production, etc.);
10. Appuyer la gestion budgétaire en effectuant des suivis de dépenses, de bons de commande ou de facturation, selon les besoins;
11. Assurer la coordination logistique de certaines étapes de production (réservations de studio, de matériel, transport, etc.);
12. Aider à la production des tournages, lorsqu’applicable;
13. Participer à des réunions de production hebdomadaires;
14. Assister les chargés de projet dans le suivi des projets en cours d’opération, notamment en soutenant la documentation, les demandes de maintenance, de mise à jour ou d’optimisation;
15. Maintenir les calendriers de support et de mise à jour en lien avec les équipes d’opérations;
16. Agir comme point de contact pour certaines demandes client post-livraison, en redirigeant efficacement les demandes vers les bonnes personnes;
17. Participer à la documentation de soutien et à la transmission des connaissances vers les équipes d’opération ou de support aux projets;
18. Participer aux tâches liées à la fermeture du projet telles que l’archivage et la banque d’images, de même que l’information requise pour les fins de marketing et communication;
19. Contribuer à l’amélioration des outils et des méthodes de travail internes;
20. Participer activement aux rencontres d’équipe et à la vie de studio;
21. Adopter une attitude proactive, orientée vers les solutions et la collaboration;
22. Représenter les valeurs de l’organisation et favoriser une culture de travail positive et efficace.
23. Veiller à ce que l’exécution des tâches soit faite de manière productive et compétitive, de façon à minimiser les dépenses inutiles de temps, d’argent et d’énergie;
24. Maintenir une saine culture de gestion des attentes entre tous les intervenants impliqués; et
25. Faire preuve de leadership et favoriser une ambiance de travail positive et productive.

Exigences : 

• Expérience en coordination de production ou de projets dans le domaine de l’environnement multimédia (événementiel et/ou permanent), muséale, évènementiel, ou autre discipline pertinente;
• Connaissance de l’industrie culturelle propre à Supply + Demand;
• Maîtrise avancée du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit;
• Maîtrise des logiciels de la suite MS Office et Google;
• Forte capacité d’adaptation selon le type de projets et les besoins des clients;
• Capacité à travailler en équipe;
• Un sens de l’initiative, proactivité et débrouillardise.

Les conditions et l’environnement :

• Poste à temps plein
• Un équilibre travail et famille dans un environnement de travail hybride;
• Une équipe multidisciplinaire et passionnée et des projets stimulants;
• Des bureaux exceptionnels situés près de la Place des arts, à proximité des stations de métro Sherbrooke et Saint-Laurent;
• Pour vos déplacements à vélo, nous avons un local à vélos sécurisé;
• Un super comité social créatif et dynamique;
• Sans oublier un salaire compétitif, les assurances collectives et autres avantages sociaux.