Description
MUTEK
À propos de l’organisation :
MUTEK est un organisme sans but lucratif, dédié à la diffusion et au développement des formes émergentes de la création numérique sonore, musicale, visuelle. Son mandat : offrir aux artistes les plus originaux et visionnaires du domaine un tremplin visant à les faire connaître et les propulser le plus loin possible dans leur concept de création, et ce, dans une dynamique d’initiation, de sensibilisation et de développement de nouveaux publics.
L’activité principale de MUTEK est la présentation annuelle du festival du même nom, qui a lieu à Montréal depuis l’année 2000 et se déroule principalement au Quartier des spectacles.
Mandat :
Sous la supervision de la programmatrice de MUTEK, la personne titulaire du poste assurera la coordination de l’accueil des invité·e·s, jouant un rôle central entre les différents départements. Elle collaborera étroitement avec le comité de programmation, l’équipe des opérations/production, le département des communications et l’équipe administrative afin d’assurer la gestion des éléments liés à la mise en place des activités du festival et de ses projets connexes impliquant les artistes et invité·e·s.
Poste clé à l’intersection de la logistique de programmation et de l’administration, ce rôle demande rigueur, précision et polyvalence.
Une attention sera donnée à l’équité en matière d’emploi dans le processus d’embauche afin de combler les écarts de représentation des groupes considérés comme minoritaires incluant les femmes, les personnes non binaires, noir·e·s, autochtones, appartenant à une minorité racisée et/ou aux communautés LGBTQIA2S+ et/ou étant en situation de handicap.
Tâches et responsabilités :
- Être la personne ressource pour les artistes et invité·es pour assurer toute la préparation en amont (“advance”) de leur venue au festival et des projets connexes
Suivi administratif en collaboration étroite avec le département d’administration :
- S'assurer de la déclaration de l'événement auprès de CIC et IRCC
- Préparer les modèles de contrats internes et des outils de suivis
- Rédiger, annoter, envoyer, veiller à la signature des contrats entre les agent·e·s, artistes, intervenant·e·s et MUTEK
- Assurer le suivi des INR / T4NR
- Réception et vérification des factures, conformément à l'entente signée
- Assurer le suivi avec l’administration suivant le processus des payables
- Assurer la coordination fluide des communications internes et externes (emails, appels) entre les équipes finance et programmation, ainsi que les agences partenaires : prioriser les urgences, suivre l’avancement des contrats, envoyer les preuves de paiement et gérer les attentes de manière proactive
- Contribuer à la réalisation des opérations de rapprochement bancaire et au suivi des rapports de dépenses
- Suivi budgétaire des frais d'accueil (cachets, hébergement et déplacements) pendant et après le festival dans les outils prévus à cet effet
- Suivi des visas et des AVE
- Archivage
Suivi avec le département des communications :
- Gestion et mise à jour de la base de données et des outils collaboratifs inter-departements (ZoneFestival et divers outils)
- S'assurer de la réception et de la compilation du matériel nécessaire à la promotion du contenu sur les différentes plateformes pour chaque artiste de l'édition en cours (via la base de données et les divers outils fournis)
- Vérification des informations en ligne en collaboration avec l’équipe des communications
- Suivi des approbations par les agent·e·s et artistes pour la documentation (audio, photo, vidéo) et l’utilisation de contenus à des fins promotionnelles ou d’archive
- Coordonner les demandes d’entrevues avec l’équipe des relations presse
En collaboration avec les équipes d’opérations et de production :
- Récupérer les fiches techniques (« tech riders ») et s'assurer que l’équipe technique ait accès à toutes les informations nécessaires. Veiller à la communication efficace et continue entre l’équipe technique et chaque artiste
- Récupérer les fiches d’accueil (« hospitality riders ») et garantir que tous les besoins acceptés soient pris en compte par la production
- Entrer toutes les heures de spectacle, y compris les temps de change-over, dans la base de données
- Entrer les heures de load-in et de soundcheck dans la base de données
- Rédiger les lettres d'invitation
- Envoyer la feuille de route à chaque invité·e deux semaines avant le festival : feuille de route ZoneFestival, incluant les contacts DOS en salle et à l’extérieur et les lettres d'invitation
- Planifier les besoins en bénévoles pour garantir une gestion fluide pendant le festival, notamment pour l'accueil des artistes
- Planifier les besoins en petite caisse pour l’équipe d’accueil pendant le festival
- Travailler en étroite collaboration avec la personne responsable du transport et de l’hébergement pour assurer la logistique et le suivi des coûts
En collaboration avec la billetterie :
- Gestion des listes d'invité·e·s des artistes par programme
- Préparation des listes d’accréditations
- En collaboration avec la billetterie, veiller au bon déroulement du processus de retrait des accréditations pour les invité·e·s
Pendant le festival :
- S’assurer du bon déroulement de l’accueil des artistes : Superviser le bureau d’accueil à l’hôtel officiel, incluant la planification de son installation, son bon fonctionnement et son démontage
- Transmettre rapidement toute information importante aux équipes concernées (par exemple : annulation de vol, retard)
- S’assurer que les artistes arrivent à l’heure aux activités prévues
- Gérer les bénévoles affectés à l’accueil des artistes
- Veiller à ce que les artistes reçoivent ce qui leur est dû, comme le per diem
Après le festival :
- S’assurer de la mise à jour et finalisation de tous les outils de suivi (administration, communication, transport et hébergement) afin de faciliter la production des rapports pour les autres départements.
- Réaliser un post-mortem.
- Appuyer le département du développement dans la collecte des statistiques pour les rapports.
Et toute autre tâche exigée par les fonctions du poste.
Profil et compétences :
- Bilingue à l’oral comme à l’écrit ;
- Vous aimez remplir des tableaux Excel / Google Sheets ;
- À l’aise dans des environnements en constante évolution, vous savez anticiper et réagir avec proactivité aux imprévus ;
- Intérêt marqué pour le secteur de l’événementiel ;
- Expérience pertinente en opérations, logistique, gestion de projets ou domaines similaires ;
- Maîtrise de la suite Google et connaissance des outils de travail collaboratif : Slack, Drive ;
- Connaissance de Zone Festival (un atout) ;
- Sens aigu de l’organisation et rigueur dans la planification et l’exécution ;
- Résilience face au stress et aux situations imprévues ;
- Autonomie, initiative, polyvalence, bonne gestion des priorités ;
Conditions :
Entrée en poste : Mi-février 2026 à l’automne 2026 (date exact à déterminer)
*Disponibilités flexibles pendant la tenue des événements de MUTEK (soir et fin de semaine)
Salaire : À aborder selon expérience
Matériel fourni : Un ordinateur portable
Matériel requis : Un téléphone cellulaire
Lieu : Montréal (fréquence de présence au bureau et télétravail à déterminer)
Accessibilité : Les bureaux de MUTEK sont situés au 1201 Boulevard Saint Laurent (Société des arts technologiques). Pour plus d’informations sur l’accessibilité de ce lieu, consultez la section “Accès et navigation dans l'espace” de cette page web :
https://montreal.mutek.org/fr/societe-des-arts-technologiques
Pour postuler :
Acheminez votre CV et lettre de motivation, incluant vos références, au courriel rh@mutek.org avant le 14 janvier 2026.
Seules les candidatures retenues seront contactées.
Pour toute question, contactez rh@mutek.org.
