Description
Qui sommes-nous
Supply + Demand offre des services de création, de production et de conseil pour la conception de spectacles et d’expériences multimédias. Notre créneau se situe à l’intersection de l’art, de la science et de la technologie. Nous créons des spectacles qui combinent interactions physiques et numériques pour transformer les rapports humains.
Notre mission est de créer des expériences narratives et collaboratives axées sur l’humain.
Nous croyons aux systèmes hybrides où l’analogue, le numérique, le physique et le virtuel s’unissent pour rapprocher les gens et développer le goût de la découverte et de l’émerveillement.
Notre expérience collective nous sert de tremplin pour explorer l’art, l’humain, les phénomènes naturels et les systèmes complexes de l’environnement.
Rôle et responsabilités du poste
Rôle
L’assistant·e exécutif·ve assure un soutien administratif stratégique au PDG, aux gestionnaires et aux employés afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise. Ce rôle polyvalent implique la coordination des activités administratives, la gestion de l’agenda du PDG, l’organisation de réunions et de déplacements professionnels, ainsi que la préparation de documents administratifs et stratégiques, ainsi que la participation active à la communication interne et à la logistique générale du bureau.
Responsabilités
Soutien exécutif au PDG :
- Gérer de manière proactive l’agenda du PDG : planification, organisation, confirmation des rendez-vous et réunions, en fonction des priorités stratégiques;
- Préparer les ordres du jour, assurer la logistique des réunions, envoyer les invitations, suivre les présences et assurer la prise de notes;
- Organiser les déplacements professionnels : réservations (transport, hébergement), préparation des itinéraires et des documents de voyage, suivi en temps réel;
- Préparer, soumettre et assurer le suivi des comptes de dépenses du PDG;
- Rédiger des courriels, lettres, notes de service, rapports, comptes rendus et autres documents stratégiques à la demande du PDG;
- Collecter, analyser et synthétiser des informations pour appuyer la prise de décision : élaboration de rapports, tableaux de bord, documents de suivi;
- Assurer l’archivage et la gestion rigoureuse des fichiers du PDG, y compris des fichiers partagés ou confidentiels;
- Suivre les contrats en cours, les projets spécifiques et les relances clients.
Soutien à la production et aux opérations :
- Offrir un appui administratif aux équipes de production et aux gestionnaires de départements;
- Organiser les déplacements des équipes : transport, hébergement, logistique générale;
- Suivre les éléments administratifs liés au personnel (documents, communications internes, demandes ponctuelles);
- Gérer les fournitures et le matériel de bureau, assurer leur disponibilité et leur renouvellement;
- Assurer le traitement et le filtrage des demandes entrantes (téléphone, courriels) et leur redirection vers les bonnes personnes;
- Maintenir à jour la base de données des contacts (clients, fournisseurs, collaborateurs externes).
Communication et présence numérique :
- Contribuer à la mise à jour du site web de l’entreprise;
- Assurer une veille régulière de la présence de l’entreprise et de ses partenaires sur les plateformes numériques;
- Rédiger et publier du contenu sur les réseaux sociaux de l’entreprise (Facebook, Instagram, LinkedIn, etc.);
- Participer à la rédaction de communications internes (infolettres, annonces, notes internes).
Compétences requises
- Excellentes capacités d’organisation, de planification et de gestion des priorités;
- Rigueur, autonomie, sens du détail et souci du service;
- Discrétion absolue et respect de la confidentialité;
- Capacité à travailler sous pression, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à s’adapter dans un environnement en constante évolution;
- Très bonnes compétences en communication écrite et orale en français et en anglais;
- Maîtrise des outils bureautiques : Google Workspace, Microsoft Office, avec un niveau avancé sur Excel;
- Aisance avec les outils numériques : plateformes sociales, logiciels de gestion de voyages;
- Bonne maîtrise de la mise en forme de documents, présentations et rapports;
- Compétences en InDesign considérées comme un atout;
- Esprit d’équipe, diplomatie et excellentes habiletés relationnelles.
