Agent·e d’administration et tenue de livre

Le MUMAQ - Musée des métiers d’art du Québec est un organisme à but non lucratif fondé en 1977 et situé dans l’église patrimoniale du Cégep de Saint-Laurent à Montréal. Le Musée produit et diffuse annuellement plusieurs expositions thématiques en lien avec les métiers d’art, les arts visuels, l’art populaire et l’artisanat. Situé au cœur du Vieux Saint-Laurent, il est ancré dans la communauté du Cégep Saint-Laurent, auprès des résidents de l’arrondissement. Il offre a ses divers public une programmation variée. Il est appuyé dans sa mission par une Fondation apparentée. Le MUMAQ est composée d’une petite équipe dynamique et engagée dans la diffusion des métiers d’art.

LE POSTE

Relevant de la directrice générale, et en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe, la personne s’occupe des tâches liées à l’administration et aux finances du musée et de la Fondation. Elle soutient la direction dans la planification et le contrôle des ressources, gère la billetterie, les ventes de la boutique et effectue certaines tâches comptables en collaboration avec des comptables et vérificateurs externes. Finalement, elle voit à l’amélioration de la productivité administrative et financière, et s’assure de la conformité aux lois des deux organisations.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Comptabilité et finances

• En collaboration avec les comptables externes, il ou elle planifie et assure la bonne gestion des activités opérationnelles du MUMAQ, incluant les opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), la tenue des systèmes comptables et supervise la préparation des rapports et des états financiers;
• Prépare, en lien avec le vérificateur, les états financiers annuels;
• Participe aux dépôts et suivis des demandes de subventions;
• Reçoit et fait les paiements des diverses factures;
• Produit les divers reçus fiscaux pour les dons faits au musée et à sa fondation apparentée.

Ventes

• Contrôle la billetterie d’entrée et les ventes de la boutique du Musée ainsi que la boutique en ligne;
• Fait un suivi de l’inventaire de la boutique du Musée ainsi que la boutique en ligne;
• Contrôle les ententes de consignation en cours;
• Assure la facturation des divers services
• Appuie la responsable de la Fondation et du développement dans les locations de salles et le renouvellement des adhésions des membres;
• Appuie l'équipe dans la prise des réservations pour les diverses actvités.

Gestion des ressources matérielles et technologiques

• Assure les achats de fournitures et fait les suivis;
• En collaboration avec la direction des ressource technologiques du Cégep de Saint-Laurent, il ou elle est responsable du développement et du bon fonctionnement des outils et systèmes informatiques;
• Voit à faire les demandes d’emprunts matériels et besoins de maintenance aux divers départements du Cégep.

Administration du personnel, gestion de la paie et des avantages sociaux

• Assure l’intégration administrative des nouveaux employés et stagiaires;
• Contrôle les heures du personnel et l’émission de la paie, gère les banques de congés et maladie;
• Suit le programme d’assurances collectives, de RVER, et les autres avantages RH.

Autres

• Assure l’accueil des visiteurs à certains moments de la semaine;
• Participe à la logistique et à l’accueil des divers évènements du musée;
• Appuie la responsable de la Fondation lors d’événements bénéfices (volet administratif et logistique).

EXIGENCES :

• Diplôme en technique administrative, bureautique ou secrétariat
• Expérience de 2 à 3 ans dans un poste administratif, incluant tâches financières
• Excellentes habiletés de rédaction et de communication en français ; bilinguisme un atout
• Compétences informatiques, maîtrise des outils de la Suite Microsoft 365
• Connaissance de Sage 50
• Rigueur, minutie et organisation du travail et des dossiers, respect des échéanciers
• Bonne capacité d’adaptation, planification, organisation et priorisation du travail
• Esprit d’équipe
• Connaissance du milieu culturel et/ou muséal (un atout)
• Connaissance du milieu d’organismes sans but lucratif (un atout)
• Disponibilité pour travailler occasionnellement le soir et la fin de semaine

CONDITIONS D’EMPLOI :

Poste permanent, à temps plein (30h à 35h/sem), période de probation de 6 mois

Lieux de travail : Cégep de Saint-Laurent, 615 av. Ste-Croix, Montréal (métro Du Collège)

Salaire : 21$ à 23$/heure

Avantages : assurance collective (maladie et dentaire couvert à 75%), 3 semaines de vacances annuelles, carte annuelle SMQ, forfait cellulaire 20$/mois, rabais à la boutique du musée, 40h de congé maladie par année, 13 congés fériés, télétravail possible 1 journée semaine

Date d’entrée en fonction : le plus tôt possible

Faire parvenir votre cv et lettre de motivation à candidatures@mumaq.com avant le 24 août.