Adjoint·e à l’administration (Remplacement de congé de maternité) – Théâtre Prospero

Remplacement pour congé de maternité, temps plein

Le Théâtre Prospero présente chaque année des créations maison et des productions de compagnies invitées en codiffusion dans ses deux salles de spectacle : la Salle principale (180 sièges) et la Salle intime (47 sièges). De 150 à 200 représentations ont lieu annuellement dans les deux salles.

Sommaire du poste

Relevant de la direction administrative, l’adjoint·e à l’administration a pour mission de tenir la comptabilité de l’organisation tout en secondant la direction dans les tâches administratives.

Responsabilités et tâches

Gestion financière

• Assurer la tenue des livres comptables, saisir les données dans TRT et en assurer l’exactitude;
• Traiter les factures courantes, émettre les chèques, préparer les transferts et virements bancaires;
• Facturer et suivre les comptes à recevoir, rappels si nécessaires;
• Préparer et transmettre les paies, produire les relevés d’emploi;
• Effectuer les déclarations de TPS, TVQ et les conciliations bancaires mensuelles;
• Préparer et payer les remises de DAS et les remises aux associations UDA, APASQ, ACT, AQAD;
• Enregistrer et concilier les rapports de billetterie et du bar transmis par les responsables des départements;
• Effectuer les dépôts à la caisse;
• Gérer le fonds de roulement à court terme;
• Gérer les petites caisses (production, administration, etc.) et comptabiliser les rapports de dépenses Visa;
• Produire les relevés d’impôt à la fin de l’année fiscale : T4, T4A et Relevés 1;
• Préparer et enregistrer les écritures d’amortissements mensuelles;
• Préparer l’ensemble des documents pour la vérification comptable annuelle;
• Émettre différents rapports à la demande de la direction administrative : états des résultats, bilan, rapports par projet;
• En collaboration avec la direction administrative, effectuer le suivi de certains dossiers administratifs : la production de rapports financiers analytiques, la mise à jour du budget annuel comparé et l’analyse des écarts, les écritures de régularisation.

Administration

• Relever quotidiennement le courrier et le distribuer;
• Relever la messagerie et traiter les différentes requêtes;
• Valider et payer les remises de billetterie des compagnies en codiffusion;
• Effectuer le suivi des contrats de production, établir et respecter un tableau/échéancier de paiement concernant les cachets des artiste et concepteur·trices;
• Apporter un soutien à la direction administrative lors de certaines demandes de subventions ou rapports à produire;
• Veiller à la mise à jour du « Livre des minutes » (procès-verbaux et résolutions) de l’organisme;
• S’occuper du classement des documents, de l’archivage et des envois postaux administratifs.

Campagne de financement

• Participer activement à l’élaboration et la mise en place d’une stratégie de financement privée;
• Enregistrer dans TRT les dépenses et revenus (dons des encans des soirées-bénéfice);
• Émettre les reçus de charité en collaboration avec la personne responsable de la billetterie;
• S’assurer que les rapports de revenus de la campagne de financement coïncident avec la comptabilité.

Qualifications

• DEC en administration / comptabilité et/ou certificat en comptabilité;
• Trois (3) années d’expérience jugées pertinentes au Québec;
• Maîtrise de la langue française parlée et écrite;
• Autonomie pour opérer un logiciel de comptabilité intégrée (TRT, un atout);
• Maîtrise de l’environnement Mac et des logiciels de la suite MS Office (particulièrement Excel);
• Expérience en gestion d’organismes culturels, un atout;
• Esprit d’équipe, sens de l’organisation, minutie;
• Souci du détail, de l’exactitude et de l’intégrité;
• Diplomatie, autonomie et fiabilité.

Conditions d’emploi

• Poste temps plein : 35 heures
• Disponibilité de jour du lundi au vendredi
• Entrée en fonction : 13 janvier 2025
• Durée du contrat : janvier à décembre 2025
• Salaire : à discuter selon l’expérience
• Lieu de travail : 1371, rue Ontario Est

Toutes les personnes appartenant à des groupes visés par l’équité sont encouragées à poser leur candidature.

Comment postuler ?

Les candidat·es intéressé·es à ce poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de candidature au plus tard le 27 novembre 2024 à l’attention de Vincent de Repentigny, codirecteur général, à vincent.derepentigny@theatreprospero.com.

Le Théâtre Prospero s’engage à se doter d’un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Nous remercions toutes les personnes ayant manifesté leur intérêt pour le poste; cependant, seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront invitées à une première entrevue.