Description
Qui sommes-nous
Supply + Demand offre des services de création, de production et de conseil pour la conception de spectacles et d’expériences multimédias. Notre créneau se situe à l’intersection de l’art, de la science et de la technologie. Nous créons des spectacles qui combinent interactions physiques et numériques pour transformer les rapports humains.
Notre mission est de créer des expériences narratives et collaboratives axées sur l’humain.
Nous croyons aux systèmes hybrides où l’analogue, le numérique, le physique et le virtuel s’unissent pour rapprocher les gens et développer le goût de la découverte et de l’émerveillement.
Notre expérience collective nous sert de tremplin pour explorer l’art, l’humain, les phénomènes naturels et les systèmes complexes de l’environnement.
Rôle
L’adjoint·e exécutif·ve assure un soutien administratif stratégique au PDG, aux gestionnaires et aux employés afin de garantir le bon fonctionnement de l’entreprise. Ce rôle central et polyvalent exige une personne hautement organisée, autonome, proactive, capable de travailler en toute confidentialité, et dotée d’une solide expérience dans la gestion des priorités, la coordination exécutive et la communication interne. La capacité à manipuler des données dans Excel ou à concevoir des présentations de qualité professionnelle constitue un atout important.
Responsabilités
Soutien exécutif au PDG :
- Gérer de manière proactive l’agenda du PDG : planification, organisation, confirmation des rendez-vous et réunions, en fonction des priorités stratégiques;
- Préparer les ordres du jour, assurer la logistique complète des réunions (invitations, présence, prise de notes, suivis);
- Organiser tous les aspects des déplacements professionnels : réservations, itinéraires, documents nécessaires, ajustements en temps réel;
- Préparer, soumettre et assurer le suivi rigoureux des comptes de dépenses du PDG;
- Rédiger et structurer des communications de haut niveau : courriels, lettres, notes internes, rapports, discours, messages destinés aux équipes, etc.;
- Collecter, structurer et analyser des données pertinentes pour appuyer la prise de décision stratégique (rapports, tableaux de bord, suivis);
- Assurer l’organisation et la gestion confidentielle des fichiers du PDG (physiques et numériques, incluant des documents sensibles);
- Suivre activement les contrats, les projets stratégiques en cours et les communications avec les clients ou partenaires clés.
Soutien à la production et aux opérations :
- Offrir un appui administratif aux équipes de production et aux gestionnaires de départements;
- Planifier et organiser les déplacements des équipes : transport, hébergement, logistique générale;
- Suivre les éléments administratifs liés au personnel (documents, communications internes, demandes ponctuelles);
- Superviser l’approvisionnement et la gestion des fournitures de bureau, anticiper les besoins;
- Filtrer les communications entrantes (courriels, appels), traiter ou rediriger les demandes de manière pertinente et professionnelle;
- Tenir à jour une base de données structurée des contacts : clients, fournisseurs, collaborateurs.
Communication et présence numérique :
- Contribuer activement à la communication interne : rédaction de messages du PDG, infolettres, annonces importantes, notes internes;
- Assurer une veille stratégique de la présence en ligne de l’entreprise et de ses partenaires;
- Participer à la création et publication de contenu sur les réseaux sociaux de l’entreprise (LinkedIn, Instagram, Facebook, etc.);
- Collaborer avec les équipes de communication ou marketing au besoin.
Compétences requises
- Expérience d’au moins 5 dans un rôle similaire au sein d’environnements dynamiques ou à responsabilités élevées);
- Excellentes compétences organisationnelles, grande rigueur et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
- Autonomie, sens de l’initiative et capacité à anticiper les besoins;
- Discrétion exemplaire, sens de l’éthique et gestion de l’information confidentielle;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais (à l’écrit et à l’oral);
- Maîtrise avancée des outils bureautiques, notamment Google Workspace et Microsoft Office, avec un niveau expert sur Excel (tableaux croisés dynamiques, formules, automatisation);
- Sens du travail d’équipe, diplomatie et excellentes habiletés interpersonnelles;
- Capacité à créer des présentations claires et percutantes (PowerPoint, Google Slides) est un plus
- Compétences en design (InDesign ou autre) sont un atout supplémentaire.
