Description
(REMPLACEMENT TEMPORAIRE)
Sous la supervision de la codirection générale et de la codirection artistique, le/la titulaire de ce poste contribue à la préparation et au suivi des réunions de ces directions, incluant celles du conseil d’administration et de ses comités. Il/Elle soutient de plus la direction artistique sur le plan logistique (communications, organisation des voyages, etc.). Le/La titulaire du poste préparera également les outils nécessaires à l’accompagnement des professionnel·le·s québécois·e·s, canadien·ne·s s et internationaux·ales en vue de leur participation au Festival.
Il/Elle assume les responsabilités suivantes, en accord avec la mission et les valeurs de l’organisme :
SOUTIEN À LA CODIRECTION GÉNÉRALE ET À LA CODIRECTION ARTISTIQUE
- Préparer et soumettre pour approbation les projets d’ordre du jour des différentes réunions ;
- Convoquer les membres du conseil d’administration et ses comités, voir à la préparation et à l’envoi de la documentation requise ;
- Assister aux réunions du conseil d’administration et de ses comités, assurer la prise de notes et soumettre les projets de procès-verbaux à la direction générale pour approbation ;
- Assurer le suivi administratif des dossiers du conseil d’administration et de ses comités ;
- Préparer la correspondance officielle, entre autres celle destinée aux responsables des conseils des arts, aux élu·e·s, etc. ;
- Organiser les voyages de l’équipe artistique.
ACCOMPAGNEMENT DES PROFESSIONNEL·LE·S
- Assurer une vigie nationale et internationale sur le milieu et les réseaux de diffusion et tenir les codirectrices informées des tendances et des changements observés ;
- Contribuer à la mise en place d’un système de réservation automatisé pour les invité·e·s professionnel·le·s du FTA ;
- Établir la liste préliminaire des professionnel·le·s invité·e·s et tenir à jour leurs coordonnées ;
- Préparer l’invitation et la transmettre aux diffuseurs sélectionnés ;
- Transmettre la liste finale des invité·e·s aux diplomates et dignitaires, ainsi qu’aux compagnies programmées et à certains diffuseurs nationaux ciblés ;
- Tenir à jour les contacts avec les délégations culturelles à l’étranger (délégations du Québec et ambassades) ;
- Préparer les demandes de subvention ainsi que les rapports d’activités requis par les organismes subventionnaires pour le soutien aux diffuseurs.
Il pourrait être demandé à l’intéressé·e de dépasser le cadre de ce descriptif en fonction de ses compétences et des besoins ponctuels du Festival TransAmériques
