Agent·e administratif·ve

Le pantoum 

Fondé en 2012, le Pantoum est un complexe de création et diffusion musicales opéré par une communauté de musiciens et de professionnels du milieu culturel de la ville de Québec. Il est situé dans le centre-ville de Québec, à l’entrée du quartier Saint-Sauveur, tout près de Saint-Roch, au 76 rue Saint-Vallier Ouest. Sa localisation est centrale dans la Basse-Ville. Sa proximité des différents lieux de diffusion des quartiers centraux et son accessibilité aux transports en commun contribuent au rôle de facilitateur de l’entreprise pour les musiciens d’ici, qui vivent à proximité.

Sa mission est de renforcer et diffuser les communautés artistiques indépendantes du Québec par des moyens alternatifs. Le Pantoum regroupe deux salles de diffusion, un studio d’enregistrement sonore et des locaux de pratique.

Description du poste 

Sous l'autorité de la direction générale, la personne en poste devra s’assurer des suivis administratifs du complexe. L’agent(e) devra faire les suivis de facturations, s’assurer du respect des échéanciers, tenir les bottins à jour et épauler la direction dans tout ce qui est suivi de tâches de type administratives.

Principales responsabilités

• Responsable de la facturation clients et des suivis - services, locations, studios, etc.

• Responsable de la location des espaces - excluant le studio ;

  • Gérer les locations ;

  • Évaluations des besoins techniques des clients et validation avec les responsables ;

• Tenir les bottins et les bases de données des fournisseurs, clients et employés à jour ;

• Faire le suivi avec la direction générale des comptes à payer (fournisseurs, assurances, taxes, etc.) ;

• S’assurer que les livres comptables soient à jour à chaque trimestre. En collaboration avec la firme comptable externe.

• Appuyer la direction et la firme comptable lors de la production des états financiers annuels en fournissant les documents demandés entre autre ;

• Soutien administratif dans le volet financier des subventions lors des dépôts et des rapports finaux;

• Soutien administratif dans les prévisions budgétaires et les budgets internes ;

• Effectuer des travaux reliés à la correspondance, à l’élaboration, à la production et l’archivage de documents;

• Gestion et suivi des dossiers administratifs tels les permis, les assurances, les abonnements, etc.;

• Gérer les stocks et commandes des fournitures de bureau, au besoin ;

• Toute tâche connexe discutée avec la direction générale.

EXIGENCES PROFESSIONNELLES ET HABILETÉS SPÉCIFIQUES

• Diplôme dans un domaine connexe et/ou expérience pertinente ;

• Avoir une excellente connaissance du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;

• Connaissance des outils de bureautique tels Word, Excel, Google Workspace, Slack, Airtable, Dext, etc. ;

• Habileté à travailler avec un logiciel comptable (Quickbooks Online) ;

• Connaissance des principes comptables ;

• Capacité à travailler dans un espace partagé et animé ;

• Bonne gestion des priorités et du stress ;

• Capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément ;

• Autonomie, discrétion, rigueur et souci du détail ;

• Connaissance de l’industrie musicale, du milieu culturel et de ses intervenants, un atout ;

• Bonne maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit (un atout).

Nous sommes conscients que de trouver la perle rare serait remarquable, nous ne voudrions surtout pas que tu t’empêches de postuler si tu es à deux ou trois critères d’être cette personne!

Conditions

Nombre d’heures : Autour de 20 heures par semaine, possibilité de plus dans les périodes occupées (fin et début d’année)

Salaire : À partir de 20$/h ou selon expérience

Entrée en fonction : Semaine du 28 avril 2025, ou avant, selon les disponibilités de la personne retenue.

Durée du contrat : Période d'essai de 3 mois, avec possibilité de renouvellement.

Lieu : Complexe culturel Le Pantoum, Québec, Québec

Travail en « présentiel » au bureau du complexe.

Pour déposer votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec votre Curriculum Vitae ainsi qu’une lettre d’intention à l’adresse suivante : info@lepantoum.com

La date limite pour poser sa candidature est le lundi 7 avril 2025 à 23:59.

À noter que les entrevues se feront dans la semaine du 14 avril 2025.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour une entrevue.